Back-up voor je bedrijf: de 3-2-1-regel

Wat gebeurt er als morgen je laptop gestolen wordt, je kassa niet meer opstart of iemand al je bestanden versleutelt? Dan is een goede back-up het verschil tussen een vervelende dag en een bedrijf dat dagen stilligt.

De 3-2-1-regel

• 3 kopieën van je belangrijke gegevens (het origineel, en twee back-ups).
• 2 verschillende soorten opslag, bijvoorbeeld de computer zelf en een externe harde schijf of server.
• 1 kopie op een andere plek, bij voorkeur in de cloud of buiten je pand. Een brand, inbraak of orkaan raakt dan niet alles tegelijk.

Drie dingen die vaak misgaan

1. De backups lopen niet. De back-up staat aan, maar is al maanden mislukt en niemand ziet het. Laat je een melding sturen bij falen, of controleer wekelijks. Je kan dit meestal instellen in de software die je gebruikt voor een back-up. Doe je het handmatig? Hou dan een logboek bij.
2. Alles hangt aan dezelfde computer. Een externe schijf die altijd aan je pc zit, wordt bij ransomware vaak mee versleuteld. Zorg voor een kopie die niet altijd verbonden is, of die niet kan worden overschreven. Ook een cloud-opslag die altijd verbonden is, kan eenvoudig worden bereikt als iemand toegang heeft tot je computer. Zorg dus dat de plaats waar je back-up staat, alleen verbonden is op het moment dat je de back-up daadwerkelijk maakt!
3. Je hebt nooit geprobeerd de back-up te zetten. Pas als je een bestand echt hebt hersteld, weet je dat het werkt. Doe dat minstens twee keer per jaar.

Wat moet erin?

Denk aan de boekhouding, klantgegevens, kassa- en reserveringssysteem, de website, zakelijke mail en de laptops van je medewerkers. Schrijf voor jezelf waar jij of je bedrijf niet een dag zonder mee kunnen, en begin daarmee. Zo werk je van hoogste naar laagste prioriteit.

Hoe snel moet je back in business zijn?

Bepaal hoeveel werk je kunt missen (een dag? een uur?) en hoe lang je mag stilstaan. Daarmee kies je hoe vaak je een back-up maakt en wat het mag kosten.